L’intelligence d’affaires

Comment garder le cap sur vos objectifs d’affaires ?

Une collaboration spéciale de :
Michel Dionne
Directeur du programme de certification en ventes-marketing
Université Laval

Voir aussi: Module Acomba Intelligence d'affaires pour PME

Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires ?

Par intelligence d’affaires (Business Intelligence [BI]), on entend la transformation des données en information pouvant servir à la prise de décisions. Le livrable de l’intelligence d’affaires, c’est un savoir actionnable. Avec ces connaissances en main, les gestionnaires peuvent pren­dre de meilleures décisions, avec un niveau de confiance accru, afin d’atteindre des profits supérieurs. Ils obtiennent ainsi des avantages concurrentiels qui s’avèrent redoutables. C’est que l’ignorance est une des plus grandes menaces pour l’entreprise moderne. Pis encore, de l’infor­mation incomplète peut conduire à des décisions erro­nées et préjudiciables. Il arrive que les utilisateurs de l’intelligence d’affaires ignorent ce qu’ils recherchent — ils « explorent » les données, en quête de trésors cachés qui pourraient se révéler très utiles si on en connaissait l’existence. Ils capitalisent ainsi sur les données qu’ils ont accumulées.

Une tendance lourde

Le cabinet de recherche Gartner estime le taux de croissance de l’industrie de l’intelligence d’affaires à 8,7 % pour la période allant de 2006 à 2011, pour atteindre 32,6 milliards de dollars. Bien que ces données soient américaines, elles illustrent une tendance lourde qui va balayer la planète. L’intelligence d’affaires est devenue une priorité d’investissement dans le budget des technologies de l’information des entreprises. Plus près de nous, DMR Conseil rapporte que bien que l’intelligence d’affaires ait fait son apparition au Québec depuis une vingtaine d’années, son usage est limité au secteur public et à la grande et moyenne entreprise. Il y a eu peu de pénétration dans la PME. Le frein vient de la difficulté à intégrer les données de gestion avec les outils d’intelligence d’affaires. Ce n’est plus tout à fait le cas aujourd’hui puisque des éditeurs de logiciels d’affaires intègrent l’intelligence d’affaires à leurs solutions. C’est le cas de Fortsum Solutions d’affaires avec son logiciel comptable et bancaire, Acomba.

Excel sur stéroïdes

De nombreux comptables considèrent Excel comme l’outil d’in­telligence d’affaires par excellence. Il est souple et facile d’uti­­lisation. Son rôle cependant n’est plus limité à l’importation de données et à des manipulations mathématiques. Il joue un rôle crucial dans l’architecture technologique de l’intelligence d’affaires. Certains gestionnaires pensent que les seules infor­mations qu’ils ont à leur disposition sont celles issues des systèmes comp­tables. Les données compilées dans les rapports standards peuvent répondre aux questions fondamentales comme le revenu et le profit. Or, lorsqu’on passe de la synthèse financière aux détails opérationnels, produit / facture, on peut alors trouver des réponses à des questions de plus en plus fines, comme : Qui sont mes meilleurs vendeurs ? Qu’ont-ils vendu ? Quelles sont les tendances par rapport à l’année dernière ?

Comment fonctionne l’intelligence d’affaires ?

La magie derrière l’intelligence d’affaires a pour acronyme OLAP, qui signifie « On Line Analytical Processing  ». Ainsi, les systèmes OLAP permettent de rassembler, de traiter et de présenter des données multidimensionnelles à des fins d’analyse et de déci­­sion. L’OLAP repose sur la structure et le stockage des données dans un format multidimensionnel. Ce format multidimensionnel, connu sous le nom d’hypercube, organise les données le long de dimensions. La combinaison des dimensions et des niveaux peut donner lieu à des centaines de vues. Un cube OLAP comporte généralement au moins quatre vues : qui, quoi, où, quand. Chaque vue peut comporter quatre à cinq niveaux. La vue « Quand » peut être associée aux niveaux année, trimestre, période, semaine et jour ; la vue « Où », aux niveaux pays, province, ville et client. Chaque vue peut être associée à des mesures, comme les ventes et les coûts.

Un hypercube multidimensionnel

Vous pouvez vous représenter un cube comme un chiffrier com­portant plusieurs dimensions plutôt que simplement des cellules dans un tableau. Imaginons que nous voulons suivre la profitabilité de trois produits au cours des six premiers mois de l’année. Notre cube comporte alors deux dimensions dont le temps, au niveau mensuel et deux mesures, ventes et coûts.

Si vous pensez encore en termes de chiffrier plutôt que de cube, vous auriez dû produire deux feuilles, une par mois pour les ventes, puis une autre pour les coûts. Imaginons maintenant que vous vouliez voir les ventes par client. Vous devez alors ajouter une quatrième dimension, « Qui ». C’est là que la notion
d’hypercube prend tout son sens puisqu’elle désigne une
struc­ture à n dimensions. En comparaison avec un chiffrier, vous auriez dû produire deux feuilles, pour chacun de vos clients…

Naviguer dans un hypercube

Pour naviguer dans un hypercube à l’intérieur d’Excel, vous devez d’abord vous connecter à une source de données OLAP et sélectionner le type de cube ou modèle que vous voulez visua­liser. Le module d’intelligence d’affaires d’Acomba a réalisé tout ce pénible travail pour vous. Dès lors, vous n’avez qu’à glisser et déposer (Drag and Drop) une dimension à afficher sur les lignes, ci-après les produits, puis une autre pour les colonnes, dans ce cas-ci, les ventes et les coûts. En voici la représentation :

L’aspect le plus intéressant avec un hypercube est que vous pouvez en voir les dimensions à votre guise. Supposons que vous voulez analyser l’évolution des ventes par produit au niveau mensuel. Vous changez simplement la dimension « Coûts » par celle du « Temps » décliné au niveau des mois. En fait, vous pou­vez autant voir des données agrégées qu’accéder aux détails élémentaires. Vous rafraîchissez vos données et en visualisez le résultat.

Quels sont les bénéfices tangibles de l’intelligence d’affaires ?

Au niveau de la génération de revenus

• Améliorez l’acquisition et le taux de conversion de clients grâce au profilage et à la segmentation de la clientèle.
• Optimisez la loyauté des clients en diagnostiquant les retours.
• Augmentez les ventes en systématisant les ventes
• complémentaires.
• Améliorez la profitabilité par l’analyse détaillée ou granulée des clients et des produits.
• Réduisez les délais de mise en marché.
• Découvrez de nouvelles opportunités d’affaires.
• Évaluez la performance véritable de votre force de vente.

Au niveau de la réduction des coûts

• Négociez de meilleurs prix de la part de vos fournisseurs.
• Augmentez la productivité en accédant plus rapidement
• à l’information.
• Améliorez le contrôle des coûts tant de main-d’œuvre
• que de matières premières et de rejets.
• Réduisez le retour de produits et les plaintes qui en découlent.
• Atteignez un inventaire juste-à-temps et réduisez-en le coût.
• Analysez la productivité de vos employés.
• Améliorez le partage d’information et la collaboration
• à travers toute l’organisation.

À qui s’adresse l’intelligence d’affaires ?

Les entreprises qui utilisent le plus l’intelligence d’affaires sont celles qui possèdent de riches données sur leurs clients, telles :

• Biens de consommation
• Commerces de détail
• Services financiers
• Transport

Enfin, les départements qui sont les plus à même de tirer profit de l’intelligence d’affaires sont :

• Marketing
• Ventes
• Finance
• Haute direction

À propos

L’auteur

Michel Dionne a été président du conseil d’administration et chef de la direction du Groupe Cerveau et de ses filiales VOX Mexico et VOX Technology Europe pendant près de quinze ans. Auparavant, il a travaillé comme consultant en communication. Au cours des dernières années, il a prononcé des conféren­ces et fait de la consultation et de la formation en CRM sous l’égide de CRModyssey.com. Il a conçu et animé une série de cours télévisés d’initiation à Internet, puis sur le CRM, diffusés à Télé-Québec et au Canal Savoir. À l’initiative de l’Université Laval, il assume la direction du programme de certification uni­versitaire en ventes-marketing. Parallèlement, il dirige Télé-efficience, une société qui fournit des services de WEBconférence en trois langues.